Dokumentacja pracownicza w pytaniach i odpowiedziach. 390 praktycznych wyjaśnień ekspertów. Wydanie 2

Dokumentacja pracownicza w pytaniach i odpowiedziach. 390 praktycznych wyjaśnień ekspertów. Wydanie 2

Szerokie kompendium wiedzy na temat wydawałoby się z pozoru prosty, jakim jest dokumentacja pracownicza. Jednak po zmianach w prawie pracy wprowadzonych w 2019 r., a następnie w 2023 r., temat prowadzenia dokumentacji stał się bardzo skomplikowany, czego dowodem są 63 wyjaśnienia urzędowe dotyczące różnych aspektów prowadzenia dokumentacji, które zostały zamieszczone w książce. Skalę problemu pokazuje także liczba opisanych w książce zagadnień, których jest aż 390.

Pod względem tematycznym książkę można podzielić na 4 bloki tematyczne:

dokumentacja w aspekcie prawa pracy (zasady prowadzenia i przechowywania) – rozdziały I–IV;
zmiany w dokumentacji z zakresu ubezpieczeń – rozdziały V;
elektronizacja dokumentacji – rozdział VI;
dokumentacja a RODO – rozdział VII.


W książce wykorzystano dostępne stanowiska urzędowe dotyczące prowadzenia dokumentacji wydawane przez MRPiPS, Ministerstwo Cyfryzacji, Ministerstwo Infrastruktury czy UODO, a co ważne, wszystkie te stanowiska ze względu na trudności w dostępie do ich treści zostały zamieszczone w rozdziale VIII publikacji.

Niewątpliwym atutem książki jest grono autorów praktyków, którzy prowadzą własne firmy doradcze/kancelarie lub są trenerami, a więc stykają się z opisywanymi problemami w codziennej pracy. Pierwsze wydanie książki z 2019 r. było wynikiem konferencji poświęconej dokumentacji pracowniczej zorganizowanej w maju 2019 r. w Warszawie przez spółkę Praktyczne Szkolenia Prasołek & Sawicki sp.j., a więc wiedza w niej opisana została najpierw skonfrontowana z praktykami zatrudnionymi w działach kadr. Drugie wydanie zostało wzbogacone o kolejne stanowiska urzędowe z ostatnich kilku lat oraz szeroką analizę wpływu zmian w prawie pracy dokonanych w 2023 r. na zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej, czemu został poświęcony całkowicie nowy rozdział III książki.

W książce Czytelnik znajdzie odpowiedzi na wiele praktycznych pytań związanych z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, m.in.:

Jak prawidłowo prowadzić akta osobowe?
Jakie dokumenty przechowywać w aktach osobowych, a jakie w innych dokumentacjach dotyczących stosunku pracy?
Jakie dokumenty płacowe przechowywać w aktach osobowych, a nie w płacach?
Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy i jakie dane w niej rejestrować?
Jak prawidłowo prowadzić dokumentację czasu pracy i urlopów wypoczynkowych?
Gdzie przechowywać dokumentację dotyczącą różnego rodzaju absencji pracowników?
Jak długo przechowywać dokumentację pracowników, których stosunki pracy nawiązały się przed 2019 r. i zatrudnionych już w 2019 r.?
Jak długo przechowywać dokumentację ubezpieczeniową czy dotyczącą zwolnień lekarskich?
Kiedy łączyć akta osobowe, a kiedy prowadzić je oddzielnie dla pracowników powracających do pracy u tego samego pracodawcy?
Jakie są zasady składania raportów informacyjnych, czyli ZUS RIA?
Jak prawidłowo wypełnić ZUS RIA?
Jak wypełniać raporty ZUS RPA?
Jak dostosować system teleinformatyczny do nowych wymagań, aby prowadzić dokumentację elektronicznie?
Co to są metadane i jakie muszą być przechowywane w systemach kadrowo-płacowych?
W jakich formatach plików mogą być zapisywane dokumenty w systemach teleinformatycznych?
W jaki sposób przechowywać skany dokumentów pracowniczych?
Jakich danych osobowych można żądać od kandydata do pracy oraz od pracownika?
Kiedy można wykorzystywać dane osobowe do kolejnych rekrutacji?
Kiedy potrzebna jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika?
Jakie są zasady wykorzystywania wizerunku pracowników?


W drugim wydaniu książki pojawiły się dodatkowo odpowiedzi m.in. na następujące pytania:

Jakie są zasady prowadzenia części E akt osobowych?
Gdzie należy przechowywać dokumenty z obszaru pracy zdalnej?
Czy wdrożenie pracy zdalnej uzasadnia przechowywania dokumentów elektronicznie, jeśli pracodawca prowadzi papierowe akta osobowe?
Czy w aktach osobowych należy przechowywać protokoły z kontroli pracy zdalnej?
Jak skonstruować prawidłowo informację o warunkach zatrudnienia?
Jak PIP interpretuje pojęcia płatnych urlopów oraz składników wynagrodzenia, które należy ująć w treści informacji o warunkach zatrudnienia?
Czy pracownikom mobilnym należy w informacji o warunkach zatrudnienia uzupełniać punkt dotyczący zasad przemieszczania się?
Czy w ramach wniosku o zmianę warunków zatrudnienia pracownik może wnioskować o awans lub podwyżkę?
Gdzie należy przechowywać dokumenty związane ze służbą wojskową pracownika?
Jakie specyficzne dokumenty związane z czasem pracy należy przechowywać w dokumentacji członków korpusu służby cywilnej?
Gdzie przechowywać wnioski o urlop opiekuńczy oraz zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej?
Czy można żądać udokumentowania wniosków o zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej i urlop opiekuńczy?
Jakie elementy według UODO powinien zawierać prawidłowy plan urlopów?
Jak powinna wyglądać ewidencja czasu pracy kierowców po zmianach z 2022 r.?
Jak zmienił się wygląd świadectwa pracy w 2023 r.?
Jakie dane pracownika zastępowanego można ująć w umowie na zastępstwo?
Kiedy upoważnienia do przetwarzania danych osobowych muszą być pisemne?
Czym może skutkować pozostawienie zwolnionemu pracownikowi kadr dostępu do PUE ZUS?
Czy można informować kontrahentów o zwolnieniu lekarskim pracownika?
Czy można żądać od pracodawcy kopii dowolnego zestawu dokumentów z dokumentacji pracowniczej?